【キックオフミーティング】目的と進め方は?

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ミーティングの一つ、「キックオフミーティング」の意味や目的をご存知ですか?

キックオフミーティングは、プロジェクトを成功に導く上で 欠かすことができない重要なミーティングです。

今日は、キックオフミーティングについてお届けします。

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キックオフミーティング

まずは、「すべてはキックオフミーティングから始まる」といっても過言ではない「キックオフミーティングの意味」を知りましょう。

キックオフミーティングの意味

キックオフミーティング(kickoff meeting)とは、

サッカーの試合開始を意味する「キックオフ」と「ミーティング」を組み合わせた言葉です。

試合開始の意味を持っていますので、物事をスタートさせる為のミーティングということになります。同じような意味で言うと、初回ミーティングや 決起集会などとも言い表すことができます。

ちなみに、会を開くときの言い方には、いろいろありますが

・meeting  討論・取り決めなどを目的とする会

・conference  特定の問題について意見を交換し討議するための会議

・party  社交を目的とする集まり

普段あまりきにせず使っていますが、そろぞれ目的は違うものです。

キックオフミーティングの目的

ビジネスでキックオフミーティングが行われる場面とは、

新しい業務を始める時や 新たなプロジェクトを開始する時、組織やチームを発足した時、また、年度や期のスタートなどになります。

では、このようなスタートを切る時のミーティングにはどんな目的があるのでしょうか。

プロジェクトを成功させる為に、関わるメンバーの意思統一が欠かせません。意思統一を図るために、プロジェクトに関わるメンバーが、その目的やゴール、そのための進め方や役割などの情報を共有する事です。

また、プロジェクトをスムーズに 一致団結して進める為に、コミュニケーションをとり、お互いを理解し、メンバー同士の連携がとれるようになる事も大切です。つまり最初のメンバー同士のコミュニケーションの場ということになります。

キックオフミーティングの目的は、

メンバーと目標やゴールを共有すること、メンバーの紹介と役割の明確化などで、メンバー全員が、一体感や使命感を持つために行うということです。

キックオフミーティングの進め方

では、具体的に進め方をご紹介していきます。

<準備>
  • 参加メンバーの選定
  • 日程・開場の調整
  • ミーティングの内容・スケジュールの決定
  • メンバーへの開催案内

以上のような事前準備があります。

参加メンバーについては、プロジェクトに関わる可能性がある関係者などについても検討します。 また、ミーティング当日のスケジュールについては、進行役や記録係などの役割も決めておくとスムーズです。

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<自己紹介>

これから始めるわけですから、メンバー同士が初対面というケースもあります。

仲間として、まずは自己紹介の時間をとりましょう。挨拶・自己紹介をできるだけ初めに行うことで、場の緊張感が解れ、発言しやすい雰囲気を作る事ができます。

<目的・ゴール確認>

まずは、メンバー全員がプロジェクトの目的をしっかりと理解する事が大切です。

キックオフミーティングでは、プロジェクトの目的を伝える事が、最も大切になってきます。

発表は、プロジェクトのリーダーや 指示した上司や経営層などが、行うことをおすすめします。トップ本人の考えなどを直接聞く事で内容が正確に伝わり、より説得力が増し、メンバーの意識が高まります。

<確認・決定>

メンバーの意識が高まったところで、目的に向かって具体的に何をどのように進めていくのか、その為の課題は何かなど、プロジェクトの進め方などの確認と決定を行ないます。

ゴールを明確にしておく事で、進捗確認や進め方の見直しなど、スタート後の管理がしやすくなります。

<質疑応答>

最後に、質疑応答の時間をとりましょう。

メンバーが具体的な活動に移しやすいように、より具体的なやり取りが活発に行われることが重要ですが、まだ、スタートしていない場合、質問が少ないことも十分考えられます。その場合は、ミーティングでの決定事項などを再確認してミーティングを終えましょう。

さいごに

何事もはじめが肝心ですね。

プロジェクトを成功させる為には、しっかりとした話し合いは欠かせません。

キックオフミーティングは、メンバーのコミュニケーションの第一歩です。よりお互いを理解できるよう、ミーティング後に懇親会などを設定してもいいですね。

今日も ありがとう

WAYLLY

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